Waarom jouw agency nú AI-richtlijnen nodig heeft (en geen dag later)

“Hebben jullie al AI-richtlijnen?”
Het is zo’n onschuldige vraag die ik vaak stel. En toch voel ik telkens weer de bliksem inslaan op de gezichten. Een ongemakkelijke stilte. En dan: “Uhm… nee, nog niet echt”, “We zijn daar nog niet aan toe” of de klassieker: “Wij zijn maar een klein team, dat is toch vooral iets voor de grote jongens?” Spoiler: het antwoord is telkens wel degelijk ja.

AI-richtlijnen zijn niet voor grote bedrijven met glazen torens. Ze zijn voor elk team waar iemand op dinsdagmiddag zegt: “Zal ik even ChatGPT laten meedenken over de nieuwsbrief?” – en dat is ondertussen élk team.

Zeker nu de EU AI Act op 1 augustus 2024 in werking is getreden en vanaf 2 februari 2025 bepaalt dat álle organisaties die AI gebruiken, ervoor moeten zorgen dat hun medewerkers AI-geletterd zijn. En dat kan je moeilijk zijn zonder afspraken, kaders en een beetje gezond verstand op papier.

Waarom AI-richtlijnen nú nodig zijn

AI is geen buzzword meer, het is een werkinstrument. Van marketing tot HR, van finance tot legal – iedereen experimenteert. Sommigen voorzichtig, anderen wild enthousiast. Maar zónder richtlijnen blijven teams steken in trial & error, met risico op foute toepassingen, juridische blunders, of AI-moeheid nog vóór de technologie goed en wel geïntegreerd is.

AI-richtlijnen geven niet alleen duidelijkheid, ze bieden:

• Vertrouwen: mensen weten wat mag en wat niet.

• Veiligheid: gevoelige data blijven beschermd.

• Efficiëntie: geen wildgroei aan tools of dubbele experimenten.

• Creativiteit: duidelijke kaders zorgen juist voor meer speelruimte.

Kortom: je helpt je team om AI niet als risico te zien, maar als kans.

Wacht niet op een officieel beleid (en zeker niet op een PowerPoint)

Veel organisaties denken: “We wachten tot HQ iets uitrolt.” Maar het mooie aan AI-richtlijnen is: je hoeft niet te wachten. Je mag (moet!) ze als team gewoon zelf opstellen. Klein beginnen is beter dan groot beloven.

Je hoeft geen juridisch manifest op te stellen. Richtlijnen mogen vlot, visueel en praktisch zijn. Zolang ze maar gedeeld worden, gedragen worden en bruikbaar zijn in de praktijk.

Hoe begin je eraan? Een stappenplan dat werkt

Hieronder vind je een praktische aanpak om als team zélf aan AI-richtlijnen te werken. Geen beleidsbubbel, maar een werkbare realiteit.

Stap 1: Verzamel input – ontdek hoe je team AI al gebruikt

Start met een inventarisatie. Je wil weten:

• Welke AI-tools gebruikt je team vandaag al?

• Waarvoor worden ze gebruikt? (bv. brainstorm, vertaling, beeldcreatie, klantmail)

• Wat loopt goed? Wat loopt fout?

• Wat durft men niet te doen?

• Waar is behoefte aan extra kennis of hulp?

Voorbeeld:
Een marketingteam geeft aan dat ze ChatGPT gebruiken voor titels en ideeën, maar onzeker zijn over het posten van AI-beelden op social media. Niemand weet of klantdata gebruikt mogen worden. En iemand vraagt zich af of je AI mag gebruiken voor SEO-copy.

Tip: gebruik een korte anonieme enquête als het team groter is. Vraag daarin ook naar ervaringen, vragen en drempels.

Stap 2: Stel samen een werkgroepje samen

Co-creatie is key. Mensen houden zich beter aan regels die ze mee opgesteld hebben.

• Betrek verschillende functies: copy, design, HR, legal, IT.

• Wijs een trekker aan, maar zorg voor gedeeld eigenaarschap.

• Werk in kleine iteraties: wat staat er al? Wat ontbreekt?

Tip: gebruik Miro of Notion om gezamenlijk te structureren.

Stap 3: Werk de richtlijnen thematisch uit

Gebruik thema’s die logisch en herkenbaar zijn. Bijvoorbeeld:

1. Welke tools gebruiken we waarvoor?

• Mag wel:
  ChatGPT voor interne brainstorms, blogstructuren, tone of voice-checks
  Midjourney of Ideogram voor presentaties, campagneschetsen

• Mag niet:
  Klantgegevens of interne documenten invoeren
  AI-gegenereerde teksten publiceren zonder menselijke check
  AI-beelden zonder vermelding posten

Voorbeeld:
✔ “Geef me drie variaties op ‘Zet je verwarming slim lager’.”
✘ “Maak een gepersonaliseerd voorstel voor klant [naam + adres]”

2. Hoe gaan we om met data en privacy?

• Gebruik alleen openbare of geanonimiseerde info

• Check tools via de IT-afdeling of security

• Deel geen interne slides, e-mails of screenshots

• Geef expliciet aan wat verboden is (bv. GDPR-overtredingen)

3. Wat betekent ‘verantwoord AI-gebruik’?

• Jij blijft verantwoordelijk voor de output

• Resultaten moeten correct, eerlijk, en inclusief zijn

• Vermijd bias, stereotypering of misleiding

• Check bronvermeldingen (zeker bij beeld en content)

Voorbeeld:
✘ “Alleen slimme mensen kiezen dit tarief.”
✔ “Veel klanten besparen met dit slimme tarief.”

4. Hoe testen we veilig nieuwe toepassingen?

• Bespreek je idee met je teamlead

• Definieer doel en evaluatiecriteria

• Gebruik een intern AI-pilotformulier

• Evalueer met het team: wat werkte? Wat niet?

5. Waar kan je terecht voor hulp?

Vraag - Aanspreekpunt:
Mag ik deze tool gebruiken? AI-verantwoordelijke
Mag ik deze data invoeren? Privacy Officer
Is deze tekst juridisch oké?Legal/Compliance
Hoe werkt deze tool? AI-ambassadeur in team

Stap 4: Maak het zichtbaar, deelbaar en levend

• Zet de richtlijnen op een centrale plek (bv. SharePoint, Confluence, Notion)

• Maak het visueel: een onepager, checklist, flowchart

• Wijs een ‘AI-huismeester’ aan die opvolgt en updates signaleert

• Bied ruimte voor feedback én volg die feedback ook op

Tip: plan elk kwartaal 15 minuten om de richtlijnen te evalueren.

Richtlijnen als cultuurhefboom

AI-richtlijnen zijn geen beperking. Ze zijn een vliegwiel voor vertrouwen, creativiteit en innovatie. Ze zorgen dat AI geen ‘hype’ blijft voor een paar enthousiastelingen, maar een gedeeld hulpmiddel waar élke collega op kan rekenen.

En ja, het vergt wat werk. Maar je wint er zoveel mee terug. Geen frustraties over onduidelijkheid. Geen paniek als iemand een fout maakt. En geen eindeloze Slack-threads over “mag dit eigenlijk wel?”

Tot slot: de EU kijkt mee (en dat is goed nieuws)

De AI Act maakt het straks wettelijk verplicht om je medewerkers AI-geletterd te maken. Richtlijnen zijn geen nice-to-have meer, maar een stevige hefboom voor compliance én cultuur. Je hoeft geen professor in ethiek te zijn om ermee te beginnen. Je hoeft alleen een team te zijn dat zegt:

“We willen het goed doen. En we doen het samen.”

Dus… hebben jullie al AI-richtlijnen?
Misschien is vandaag een goeie dag om dat antwoord te veranderen van "nee" naar:
"Nog niet helemaal. Maar we zijn onderweg."