Sales & Operations in balans: van Ferrari-pitch naar Skoda-proof scope

Praktisch playbook voor agencies: vertaal pitches naar haalbare scoping en resourcing, voorkom scope creep en laat sales en ops echt samenwerken.

Van Ferrari-belofte naar Skoda-realiteit: het playbook dat sales en operations eindelijk op dezelfde baan houdt

Sales rijdt de pitch binnen in een glimmende Ferrari, vol emotie en grootse toekomstmuziek. De klant juicht. Ondertussen staat operations achter de loods met de onderdelen van een tweedehands Skoda, een rol ducttape en een planning die al twee sprints op dieet staat. Niemand liegt. Iedereen wil scoren. En toch knarst het.

Dit playbook is je brug. Van belofte naar bouwplan. Van showcar naar leverbare roadster. Praktisch. Nuchter. Met humor, maar ook met getallen waar de CFO gelukkig van wordt.

Waarom het misloopt (en hoe duur “een beetje optimisme” eigenlijk is)

Het begint bij taal. Sales spreekt in doelen en momentum. Operations spreekt in uren en afhankelijkheden. De waarheid zit ertussen: waarde leveren binnen een realistisch kader. Kleine reality check met cijfers. Je verkoopt een project van 100.000 euro en je rekent met 75.000 euro interne kosten. Mooie marge van 25%. Je onderschat het werk met 10% in uren. Geen drama, toch? Reken even mee: 10% extra op 75.000 is 7.500 euro. Je marge zakt van 25% naar 17,5%. Twintig procent extra werk? Je houdt 10% marge over. Dertig procent? 2,5%. Eén sprint te veel en je hele winst verdampt sneller dan de motivatie op een vrijdag om 16u55.

Nog eentje om het af te leren: bij teams van tien mensen, met 160 uur per persoon per maand, is 80% billability zowat de realistische sweet spot. Met een blended rate van 110 euro per uur draai je dan in een maand rond 140.800 euro omzet uit die delivery-rolletjes. Als je personeelskost gemiddeld 6.000 euro per maand per FTE is all-in, moet je minstens 55 billable uren per persoon per maand draaien om je loonkost te dekken. Alles erboven bouwt marge en overhead op. Daalt je billability structureel van 80% naar 70% en blijft je tarief gelijk, dan kruipt je people cost ratio richting 49% in plaats van 43%. Dat voel je. In je marge, en in je nachtrust.

Conclusie: optimisme is een mooie brandstof in pitches, maar zonder remmen, gordels en ABS (lees: scoping, resourcing en guardrails) beland je in de vangrail.

De spelregels die iedereen snapt (en die je meteen kunt toepassen)

Eén: droom groot, lever klein. Toon in de pitch gerust de Ferrari-visie, maar verkoop fase 1 als een rijdbare Skoda met blinkende velgen. Je klant koopt duidelijkheid, geen confetti. Zet expliciet in de offerte wat fase 1 is (core MVP), wat fase 2 wordt (upgrade) en wanneer fase 3 in beeld komt (het rode leder en het V12-geluid).