Project overrun: hoe voorkom je dat je projectbudget in rook opgaat?
Als agency owner ken je het wel: dat zalige gevoel aan het begin van een project. Iedereen gemotiveerd, de klant is enthousiast, het plan is waterdicht… en dan gebeurt het. Die budgetlijn doet wat een lijn op een festivaltoilet ook vaak doet: ze loopt over.
Volgens het KPMG “Project Management Survey Report” zegt maar liefst 74% van de organisaties dat minder dan de helft van hun projecten binnen budget blijven. En dat terwijl 85% aangeeft dat hun projecten wel voldoen aan de “business intent”. Oftewel: de klant is blij, maar je marge is weggesmolten als een ijsje in de Sahara.
Laten we eens kijken waarom budgetten ontsporen, en belangrijker nog: hoe jij als agency-eigenaar dat kunt voorkomen zonder elke dag je Excel-sheet te knuffelen.
Optimisme is je grootste vijand (na scope creep)
Mensen zijn van nature optimistisch. Zelfs als we weten dat iets zes weken zal duren, zeggen we tegen de klant met een brede glimlach: "Drie weken moet lukken!" En dan zeggen we er fluisterend bij: "Als alles meezit…" Spoiler: alles zit nooit mee.
Budgetoverschrijding (of zoals ik het noem: “financiële buiklanding”) heeft meestal vijf oorzaken:
Foute inschattingen (tijd, middelen, kosten)
Onverwachte kosten (surprise!)
Scope creep (klanten die stiekem extra features in je planning smokkelen)
Verschuivingen in tijdlijn en planning
Inefficiënt gebruik van resources
Oorzaak 1: Fout inschatten – het domino-effect van slechte gokjes
Een te optimistische inschatting is de perfecte start voor een rampenproject. Taken niet opdelen? Geen buffer voorzien? Geen idee wie beschikbaar is of wat die persoon eigenlijk kan? Dan ben je in de race om de “Overbudget 2025”-award te winnen.
Tips om dit te voorkomen:
Voorzie 10-20% buffer op tijd en kosten. Denk aan het als “noodchocolade” – je hoopt het niet nodig te hebben, maar als het zover is, ben je blij dat het er is.
Kijk naar historische data. Wat duurde écht zo lang als je dacht? Spoiler: bijna niets.
Gebruik resource planning die rekening houdt met vakantie, ziektes en mentale afhaakmomenten op woensdagnamiddag.
Oorzaak 2: Onzichtbare overhead – de sluipmoordenaar van je budget
Zaken als administratie, compliance, koffiebonen en printerinkt lijken peanuts… tot je ze moet betalen. Volgens de PMI kost failure to identify indirect costs gemiddeld 10% extra op het totale budget.
Wat je kunt doen:
Maak een lijst van alle mogelijke overheadkosten. Laat iemand met ervaring er even met een rode pen doorheen gaan.
Bekijk vorige projecten: waar ging het fout? Wat heb je toen moeten doorschuiven naar ‘interne kosten’?
Zet je overhead in verhouding: richt op een ratio waarbij maximaal 30% van je budget naar overhead gaat.
Oorzaak 3: Scope creep – “Kun je nog even…?”
Je kent ze wel: die zinnen die beginnen met “Zou het een groot probleem zijn als we ook…?” En daar gaat je planning. En je budget. En je zaterdagen.
Hoe herken je het op tijd?
Stakeholders die al bij kickoff beginnen met “we twijfelen nog over…”
Features die “onmisbaar” blijken tijdens de bouwfase.
“We willen gewoon even brainstormen over een extraatje” = scope creep alarmfase rood
Actie:
Formaliseer change requests. Alles wat buiten de scope valt, gaat op een apart lijstje met prijskaartje. Geen prijs? Geen wijziging.
Gebruik de “als-dan” regel: “Als we dit toevoegen, dan verschuift X en kost het Y.”
Oorzaak 4: Onverwachte omstandigheden – de Murphy-factor
Je UX’er breekt zijn pols. Je favoriete developer wordt papa. Je klant wordt overgenomen door een Duitse multinational met drie lagen procurement. Of je tool stopt ermee.
Wat kun je doen?
Maak risicoanalyses met waarschijnlijkheid én impact.
Werk met plan B’s voor cruciale leveranciers.
Zorg dat je team wendbaar is – niet alleen in hun hoofd, ook op papier. Wisselvalligheid is het nieuwe normaal.
Oplossingen die wél werken
Klinkt allemaal redelijk logisch, maar wat betekent dat concreet voor jou als agencybaas? Hier een paar praktische inzichten die je vandaag al kunt toepassen:
Maak je budget ultra-concreet. Elk uur, elke taak, elk risico moet een europrijs hebben. Gooi er een post “onvoorzien” van minstens 10% bovenop.
Werk met realtime rapportering. Gebruik tools die alerts geven bij 50%, 75%, 90% van je budget. Niet om in paniek te raken, maar om tijdig bij te sturen.
Time-tracking = truth-tracking. Idealiter spendeert je team 70-80% van z’n tijd aan billable werk. Zit je daar ver onder? Dan is het tijd voor een goed gesprek met jezelf (of je account director).
Gebruik project post-mortems. Geen feestje, wel noodzakelijk. Wat liep er fout? Wat kostte meer dan gedacht? En vooral: hoe voorkom je het volgende keer?
Samengevat
Dus ja, budgetoverschrijdingen zullen altijd op de loer liggen, net als dat koekje dat je niet ging eten. Maar met de juiste voorbereiding, een gezonde dosis realisme en een team dat z’n prioriteiten kent (hint: marge eerst, ego later), kom je al een heel eind.
En hey, je hoeft dit niet allemaal zelf uit te vogelen. We hebben speciaal voor jou twee Notion templates klaargezet die je leven als agencybaas een pak makkelijker maken:
→ Het Agency Project Budget Canvas – jouw Zwitsers zakmes voor projectbudgettering. Alles netjes gebundeld in één invulbaar Notion document: deliverables, kosten, risico’s, en zelfs plek voor je twijfelvragen.
Download het canvas hier: Agency_Project_Budget_Canvas.md
→ De Agency Team Budget Checklist – een handige to-do lijst om met je team te overlopen voor elk project. Geen puntje vergeten, geen geld door de afvoer.
Pak ‘m hier in Notion formaat: Agency_Team_Budget_Checklist.md
Gebruik ze, pas ze aan, print ze uit, hang ze op het toilet – wat je wil. Als ze je maar helpen om je volgende project wél binnen budget af te ronden.
Dus, plan slim, blijf alert voor scope drift, check je overhead, en behandel elk project als een financiële escaperoom: hoe minder geld je verspilt, hoe groter je kans op winst – én rust in je hoofd.
En onthoud: een goed projectbudget is als een goede BH. Het houdt alles op z’n plek, geeft ondersteuning en voorkomt gênante situaties.