Operationally Overwhelmed
vraagt het aan Chantalle
Lieve Chantalle,
Ik ben operationeel manager in een agency.
Wat dat betekent?
Ik ben verantwoordelijk voor alles wat iedereen vergeet tot het fout loopt.
Planningen. Resourcing. Timesheets. Tools. Budgetten. Teamload.
Alles wat niemand sexy vindt, maar waar ze wél als eerste over klagen als het niet werkt.
Mijn dagen bestaan uit:
- Mensen eraan herinneren dat deadlines geen suggesties zijn.
- Discussies voeren over waarom we een proces volgen dat we vorig kwartaal samen hebben opgesteld.
- Horen: “ik dacht dat jij dat zou doen,” bij dingen die allang vastlagen.
- En van creatieve leads horen dat processen “de spontaniteit wat doden.”
Ik voel me als een soort luchtverkeersleider van een luchthaven waar de piloten liever op zicht vliegen.
Iedereen wil structuur.
Tot ik die breng.
Dan ben ik “te rigide”, “te controlerend” of “misschien wat minder agile.”
Chantalle… hoe blijf ik het kloppend hart van dit circus, zonder dat ik telkens de clown moet zijn die alles rechtbreekt?
Groetjes,
Operationally Overwhelmed
Lieve O.O.,
Eerst even dit:
Ik zie je.
Ik zie je schema’s.
Je kleuren in Google Calendar.
Je tabbladen met teamcapaciteit.
Je vergeefse pogingen om structuur te brengen in mensen die hun wachtwoord al kwijt zijn nog vóór ze ingelogd zijn.
Wat jij doet is cruciaal.
Je zorgt dat dit hele kaartenhuis geen f*cking lawine wordt.
En toch krijg jij zelden bloemen.
Hoogstens een boze blik als de planning ‘te strak’ voelt of de Asana-tickets te veel notificaties geven.
Maar weet: jij bent het zenuwstelsel.
En ja - zenuwstelsels hebben geen Instagram-account. Maar zonder jou? Spastische chaos.
Dus hier, als noodpakket, een set operationele waarheden in bitesnack-formaat:
Structuur is géén vijand van creativiteit.
Het is de voorwaarde ervoor.
Zonder structuur geen focus.
Zonder focus geen flow.
Zonder flow geen fatsoenlijke deliverables.
Laat dat gerust af en toe vallen in een retro. Of in het keukenhoekje. Of op een hoodie.
Herhaling is jouw marketingstrategie.
Jij zegt dingen 4 keer voor ze 1 keer onthouden worden.
Dat is geen falen.
Dat is gewoon agencybiologie.
Zorg dus dat je dingen visueel maakt, herhaalt en dan herhaalt dat je het herhaald hebt.
Stel grenzen zonder schuldgevoel.
Als iemand zucht omdat hij in het planningssysteem moet loggen, zeg dan:
“Ik snap dat het lastig is. Maar dit is hoe we samen vermijden dat jij straks om middernacht een briefing moet afwerken.”
Of als je wil prikken:
“Geen plan = geen prioriteit. En dus ook geen resources.”
Wees transparant over je rol.
Vertel je team:
“Ik ben hier niet om te controleren. Ik ben hier om te zorgen dat jullie niet verdrinken.”
Ze zullen lachen.
Maar als het écht stormt, ben jij degene die hen een boot bezorgt. Met roeispanen én een snack.
Dus lieve Operationally Overwhelmed,
Blijf sturen.
Blijf bouwen.
Maar ook: bewaak jezelf.
Want als de mensen die structuur moeten bewaken uitvallen, dan wordt het pas echt chaos.
En als iemand nog eens vraagt “waarom het allemaal zo ingewikkeld moet,”
zeg dan:
“Het is ingewikkeld omdat we niet eerder gekozen hebben voor eenvoud.”
Of, voor de pragmatische variant:
“Ik heb liever dat we nu 1 uur nadenken, dan dat we volgende maand 40 uur brandjes blussen.”
Liefs en licht gestructureerde liefde,
Chantalle
Had ooit een flowchart over waarom niemand flowcharts leest
