Er was eens een pitchmeeting, eentje uit het betere agency-theater: de juiste mensen aan tafel, de koffie nét straf genoeg om de spanning verteerbaar te houden, en een presentatie die bol stond van grote woorden en nog grotere ambities.
De klant, nieuwsgierig maar licht op zijn hoede - want dit was al het derde bureau dat “echt een langetermijnpartner” wilde zijn - schoof verwachtingsvol aan, klaar om zich te laten overtuigen.
Het bureau was goed voorbereid. De strateeg zette met vaste hand het denkkader neer, de creative director schilderde een visie die je bijna kon ruiken van intensiteit, en de managing director knikte op het juiste moment alsof hij het allemaal persoonlijk zou uitvoeren. Het verhaal klopte. De chemie ook. En toch, ergens tussen de slides en de slogans, hing er een afwezigheid in de lucht.
Die éne persoon. Degene die straks de planning zal bewaken, de call op vrijdagavond zal oppikken, en het projectteam zal laten draaien als de rest alweer door is naar de volgende pitch. Ze zat er niet bij. Niet omdat ze niet belangrijk was, maar omdat we haar te vaak vergeten. De projectmanager. De onzichtbare held van elk bureau.
Het blijft me verbazen hoe vaak ik het meemaak, zowel als pitch consultant wanneer ik de dans tussen klant en bureau begeleid, als tijdens trajecten waarin ik agencies help hun werking te verfijnen. We investeren uren, soms weken, in het opbouwen van vertrouwen, het finetunen van positionering, het perfectioneren van presentaties - en dan, wanneer het er écht toe doet, laten we net die persoon thuis die straks het hele verhaal tot leven moet brengen. De lijm van het geheel.
Want hoewel we in de pitch trots spreken over ‘samenwerking’, ‘transparantie’ en ‘betrouwbare processen’, kiezen we er nog te vaak voor om die samenwerking vooral te presenteren als een poster - netjes gestyled, zonder kreukels, maar niet per se representatief voor hoe het dagelijks leven eruitziet als de glitter is weggeveegd.
En dat is jammer. Want net die projectmanager is degene die weet waar de marges écht zitten. Die kan inschatten wat wel en niet haalbaar is, niet op basis van een PowerPoint, maar vanuit ervaring met mensen, systemen en Murphy’s Law. Zij - of hij, of die ene duizendpoot met zes verschillende Slack-kanalen open - is degene die jouw beloftes gaat vertalen in een werkbare realiteit.
Het argument dat ik dan vaak hoor, is dat projectmanagers “operationeel” zijn, en dus pas later instappen. Dat ze de uitvoering regelen, niet de overtuiging. Maar laat ons toch even realistisch zijn: als de klant in de pitch vraagt naar leverbetrouwbaarheid, naar werkdruk, naar opvolging en escalatieprocedures - wie denk je dan dat die vragen écht zou moeten beantwoorden?
Een visie is pas waardevol als ze ook uitgevoerd kan worden. Een strategie krijgt pas geloofwaardigheid als er iemand aan tafel zit die weet hoe je ze tegen de muur plakt zonder dat ze de volgende ochtend alweer loslaat.
Daarom pleit ik, zacht maar vol overtuiging, voor een kleine revolutie in pitchland: neem je projectmanager mee aan tafel. Altijd. Niet als afterthought, maar als volwaardige stem. Laat haar vragen stellen, laat haar context geven, laat haar gerust zeggen dat een idee fantastisch is - op voorwaarde dat we het tegen Kerst niet meer herschrijven in zes talen.
Je zult merken: het verandert de toon van het gesprek. Plots voel je dat er niet alleen dromen gedeeld worden, maar ook plannen. Niet alleen intenties, maar ook draagvlak.
En voor klanten: let er op. Vraag expliciet wie straks je dagelijkse contact zal zijn. Want als het goed zit met de PM, dan zit het meestal goed met het hele bureau. Een goeie projectmanager is je reality check, je geweten, je subtiele spiegel - en af en toe je reddingsboei als de planning ontspoort.
De projectmanager is géén figurant in het verhaal. Zij is de choreograaf achter de schermen, de crisismanager die kalm blijft als iedereen panikeert, de stille kracht die weet dat een goede samenwerking niet in één pitch wordt beslist, maar in honderd kleine momenten daarna.
Geef haar dus een plek aan de tafel. Niet omdat het moet, maar omdat het gewoon beter is voor iedereen. Voor je project. Voor je relatie. En voor het geloof dat marketing meer is dan mooie woorden.
Het is plannen, schakelen, op tijd leveren, en menselijk blijven onder druk.En daar weet je projectmanager alles van. Zelfs als ze het zelden zegt.