Capaciteitsplanning voor agencies: hoe je eindelijk grip krijgt op uren, mensen en winst
Een complete gids voor agency owners over planning, billability, people cost ratio en winstgevend groeien zonder burn-outs of chaos
De buikpijn van elke agency owner
Als agency owner ken je het gevoel. Je wordt wakker met een knoop in je maag: zijn we wel goed ingepland? Hebben we genoeg mensen? Waarom is het team uitgeblust terwijl de omzet niet stijgt?
Planning is de plek waar de creatieve chaos van je bureau botst met de harde realiteit van uren, marges en klanten die gisteren al alles “ASAP” wilden.
In veel agencies voelt planning als Russische roulette met post-its: je hoopt dat het goedkomt, maar weet dat er één kogel (lees: scope creep, last minute wijzigingen of een zieke designer) zit die je week om zeep helpt.
Toch kan het anders. Agencies die capaciteit en planning onder controle hebben, draaien rustiger, winnen vaker pitches (omdat ze kunnen leveren wat ze beloven) én maken meer winst.
Deze gids is je kompas van buikgevoel naar buffer.
Capaciteit: meer dan wat uren op papier
Capaciteit klinkt simpel: zoveel medewerkers × zoveel uren. Klaar, toch? Was het maar zo.
In realiteit heb je drie lagen:
Bruto capaciteit: de contractuele uren. Een team van 10 mensen op 38 uur per week = 380 uur.
Netto capaciteit: haal daar vakantie, feestdagen, ziekte en overhead af. Gemiddeld verlies je 20–25%. Dat maakt je 380 uur al snel 300 uur.
Factureerbare capaciteit: van die 300 uur gaat niet alles naar klanten. Interne meetings, prospecties, brainstorms – allemaal niet factureerbaar.
En dus hou je misschien nog 220–240 uur “echte” productie over.
Benchmarks die ik zie bij Belgische en Nederlandse bureaus:
– Developers: 80–85% billability (als je ze niet belast met te veel meetings)
– Creatives: 65–70% (want brainstorms zijn essentieel, maar niet altijd te factureren)
– Projectmanagers: 50–60% (alles daarboven betekent vaak dat je PM óf klanten óf team tekort doet)
Concreet voorbeeld: een agency denkt “we hebben 10 man, dus 1.600 uur per maand.” In werkelijkheid hebben ze maar 1.100 uur die factureerbaar zijn. Als je dan prijzen rekent op basis van 1.600 uur, loop je meteen 30% marge mis.
Tip: maak dit inzicht transparant voor je team. Veel stress ontstaat omdat medewerkers denken dat ze 100% “productief” moeten zijn, terwijl dat simpelweg onmogelijk is.
Pipeline naar planning: glazen bol inbouwen
De grootste fout die agencies maken? Ze plannen enkel op wat vandaag in de agenda staat.
Maar je pipeline is je geheime voorspellende kracht.
Stel, je hebt drie deals in je pipeline:
– 50K (80% kans, start over 6 weken)
– 15K (60% kans, start over 3 weken)
– 25K (30% kans, start over 2 weken)
Reken dat uit:
– 50K × 0,8 = 40K verwachte waarde
– 15K × 0,6 = 9K
– 25K × 0,3 = 7,5K
Samen: 56,5K verwachte omzet.
Vertaal dat naar uren (stel gemiddeld 90€/uur): dat is 628 uur werk dat op je afkomt. De vraag is dus niet of, maar wanneer.
Als je dit meeneemt in je capaciteitsplanning, zie je al 6 weken op voorhand waar je gaten vallen. Agencies die dit doen, kunnen freelancers vroeg inschakelen, rekruteren of klanten transparant managen.
Tip: begin klein. Maak een simpele Excel met drie tabbladen: pipeline, capaciteit, match. Het hoeft niet meteen een duur systeem te zijn.
Tools & technieken: van Excel tot AI
Tot 10 medewerkers kan je vaak nog wegkomen met Excel of Google Sheets. Daarna wordt het een kerstboom waar meer tabbladen zijn dan er ooit kerstballen in je boom hingen.
Bekende tools die agencies gebruiken:
– Float (visueel sterk, intuïtief)
– Forecast (strakke integratie met projectmanagement)
– Productive (compleet pakket incl. finance)
– Parallax (voor agencies die in de VS benchmarken)
– Teamleader Orbit (voor agencies in BE/NL die alles-in-één willen)
Maar let op: een tool is geen wondermiddel. “Shit in, shit out.” Als je geen discipline hebt om timesheets en pipeline in te vullen, krijg je enkel dure kleurtjes terug.
Rituelen zijn vaak belangrijker dan tools:
– Een dagelijkse traffic meeting van 15 minuten. Iedereen weet wat er moet gebeuren, blokkades komen meteen boven water.
– Een wekelijkse planningsmeeting waarin account, sales en operations pipeline naast capaciteit leggen.
Tip: maak planning een gezámenlijke verantwoordelijkheid. Niet “operations die alles beslist”, maar “team dat meedenkt”.
Planning ≠ micromanagement
Veel agency owners zijn bang dat planning gelijkstaat aan Big Brother. Dat je elke minuut van je creatieven gaat bijhouden.
Maar goede planning is juist het tegenovergestelde. Het creëert voorspelbaarheid. Creatieven hebben ruimte nodig om te ademen, maar ook zekerheid dat er niet plots een “spoedje” binnenkomt dat hen tot middernacht vasthoudt.
Een gouden regel: plan maximaal 85–90% van je capaciteit in. Laat altijd 10–15% slack. Dat voelt inefficiënt (“we laten geld liggen”), maar in realiteit is dat de buffer waardoor je deadlines haalt zonder je mensen te breken.
Voorbeeld: een agency dat altijd 100% inplant, haalt structureel 70% van zijn deadlines. Een agency dat 85% plant, haalt 95% van zijn deadlines. Welke zou jij als klant kiezen?
Capaciteit is cash
Planning is geen HR-dossier, het is je winst- en verliesrekening in vermomming.
Je people cost ratio is de belangrijkste KPI: totale loonkosten gedeeld door je bruto marge (omzet – externe kosten). Richtgetal: 55–65%.
Als je structureel onderbillt, stijgt die ratio naar 70–75%. Dan smelt je winst als ijs in de zon.
Rekenvoorbeeld:
– Team van 20 mensen, gemiddeld 65€/uur kostprijs → 1,3M euro loonkosten.
– Als ze 70% billability draaien, factureer je 1,8M. Je marge blijft krap.
– Als ze 80% halen, factureer je 2,1M. Dat verschil is je winst.
Tip: maak een capacity-to-cash dashboard. Laat je projectmanagers zien wat het effect is van onderbillability in euro’s, niet alleen in uren.
Alarmbellen herkennen
Wanneer weet je dat je te laat of te vroeg mensen aanneemt?
Te laat:
– Overuren stapelen zich op.
– Ziekteverzuim stijgt.
– Klanten wachten langer dan 2 weken.
– Projectmanagers sturen mails om 23u.
Te vroeg:
– Billability zakt onder de 60%.
– Er zijn plots veel “interne projecten” zonder duidelijke ROI.
– Je marge daalt, terwijl de omzet niet stijgt.
Case: een creatief bureau in Antwerpen nam drie juniors te vroeg aan. Binnen zes maanden moesten ze er twee laten gaan. De andere kant: een performance agency in Amsterdam wachtte te lang met rekruteren en verloor drie seniors tegelijk. Beide keren kostte het tonnen.
Change management: van weerstand naar draagvlak
Iedereen roept “ja hoor, planning is belangrijk.” Tot je vraagt om hun uren in te vullen of een nieuwe tool te gebruiken. Dan krijg je standaard drie reacties:
“Het is extra werk.”
“Ik heb geen tijd voor timesheets.”
“We deden dit vroeger ook niet.”
Oplossing:
– Start met een pilootteam. Laat zien dat het werkt.
– Toon quick wins: minder overuren, betere deadlines, meer rust.
– Maak ambassadeurs in je team die anderen overtuigen.
Tip: verkoop de verandering intern alsof het een klantencampagne is. Met een verhaal, voorbeelden, visuals en humor.
Naar een volwassen agency
Planning groeit mee met je bureau.
– 5 mensen: kan nog met WhatsApp en een whiteboard.
– 25 mensen: tijd voor een traffic manager of dedicated operations.
– 50+ mensen: een volwaardig operations-team met rollen als resource manager, PMO, finance controller.
Benchmark: de meeste bureaus in België/Nederland zetten vanaf 30–40 medewerkers een voltijdse traffic manager.
En de toekomst? AI-tools die automatisch voorspellen waar je gaten vallen. Integraties die sales-pipeline en resourceplanning koppelen. En realtime alerts bij overschrijding van marges.
Van chaos naar controle
Planning is geen saaie administratieve taak. Het is de stille motor van je bureau.
Een goed geplande week voelt voor je team als vakantie met airco. Een slecht geplande week voelt als kamperen in de regen zonder tentzeil.
Met grip op capaciteit en planning kan je eindelijk groeien zonder migraine. Je klanten krijgen voorspelbaarheid, je team krijgt rust en jij krijgt winst.
PS: inzicht krijgen in je operations? IKAg heeft een concrete Operations Audit.